Behind the IMPACT: Wie plant man ein Event mit über 4.000 Teilnehmenden möglichst nachhaltig?
Zwei Festivaltage, über 4.000 Teilnehmende und unzählige Entscheidungen hinter den Kulissen. Doch was braucht es eigentlich, um ein Event dieser Größenordnung auf die Beine zu stellen und dabei Nachhaltigkeit konsequent mitzudenken?
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Von der Hallenplanung über die Zusammenarbeit mit Dienstleistern bis hin zu vermeintlich kleinen Details wie kostenfreiem Trinkwasser: Hinter dem IMPACT FESTIVAL stecken Monate voller Planung, Abstimmung und Organisation.
Einer, der das ganz genau weiß, ist Rick, Head of Exhibitions & Conferences beim IMPACT FESTIVAL. Gemeinsam mit dem Team sorgt er dafür, dass aus Ideen und Konzepten ein Event wird, das Menschen zusammenbringt und die digitale und nachhaltige Transformation vorantreibt.
In unserem Behind the IMPACT gibt Rick Einblicke in die Herausforderungen nachhaltiger Eventplanung, verrät, welche Entscheidungen Besucher:innen häufig gar nicht mitbekommen, und erzählt, was für ihn persönlich ein gelungenes Event ausmacht.
1. Was sind die größten Herausforderungen, wenn man ein Event mit über 4.000 Teilnehmenden möglichst nachhaltig gestalten möchte?
Wenn man sich die Zahlen anschaut, ist die Antwort für manche vielleicht überraschend: Eine der größten ökologischen Herausforderungen sind tatsächlich die Teilnehmenden selbst – genauer gesagt ihre An- und Abreise. Denn ein Großteil der veranstaltungsbedingten Emissionen entsteht durch die Mobilität der Besucher.
Unsere Aufgabe ist es deshalb nicht nur, die Produktion vor Ort möglichst nachhaltig zu gestalten, sondern auch die Rahmenbedingungen für eine umweltfreundliche Anreise zu schaffen. Ein gutes Beispiel dafür ist unser Locationwechsel zur Messe Frankfurt im Jahr 2024. Dadurch konnten wir den Anteil der mit dem PKW anreisenden Teilnehmenden halbieren – ein riesiger Schritt für uns!
Neben der Wahl des Veranstaltungsortes setzen wir auf weitere Maßnahmen. So bieten wir beispielsweise allen Teilnehmenden das neue DB-Veranstaltungsticket an und motivieren sie in unserer Kommunikation gezielt dazu, mit der Bahn oder dem ÖPNV anzureisen.
Nachhaltigkeit bedeutet für uns aber weit mehr als nur ökologische Verantwortung. Auch die soziale Dimension, also das „S“ in ESG, spielt eine zentrale Rolle. Wir positionieren uns bspw. klar gegen Homophobie, Hass und Rassismus, achten auf ein divers besetztes Programm und möchten einen Rahmen schaffen, in dem sich alle Menschen willkommen und wohlfühlen.
2. Was ist bei der Planung besonders wichtig, das Besucher am Ende gar nicht mitbekommen?
Für mich ist entscheidend, dass Nachhaltigkeit kein einzelnes Teilprojekt ist, sondern von Anfang an in sämtlichen Planungsschritten mitgedacht wird. Das beginnt bei der Hallenkonzeption und dem bewussten Verzicht auf Gangteppich, geht über das Marketing & die Programmplanung und reicht bis hin zum Catering vor Ort.
Kostenfreies Trinkwasser sowie ein veganes, regionales und saisonales Catering gehören für uns beim IMPACT FESTIVAL selbstverständlich dazu. Und das, obwohl ich mich selbst nicht ausschließlich vegetarisch oder vegan ernähre. Wir möchten mit dem Festival aber ganz bewusst zeigen, dass es funktioniert und vor allem auch schmeckt!
Was viele Besucher beispielsweise nicht wissen: Auch unser gesamtes Crewcatering ist vom ersten Aufbautag bis zum Ende des Abbaus zu 100 % vegan. Das gilt also genauso für unsere Techniker und alle anderen Beteiligten hinter den Kulissen.
Wie viel organisatorischer Aufwand hinter vermeintlich kleinen Maßnahmen steckt, zeigt sich besonders gut am Beispiel des kostenfreien Trinkwassers. Die Wasserspender selbst zu organisieren, ist dank unseres Partners Water is Right unkompliziert. Damit ist es allerdings längst nicht getan.
Hinzu kommen die Bestellung der notwendigen Strom- und Wasseranschlüsse, die Beauftragung eines Installateurs sowie die Beprobung der Anschlüsse zur Sicherstellung der Trinkwasserqualität. Außerdem müssen Mehrwegbecher organisiert, Personal eingeplant, die Becher auf dem gesamten Gelände verteilt und eingesammelt und die entsprechende Kommunikation vorbereitet werden.
Was für unsere Gäste ganz selbstverständlich wirkt – „einfach kostenfreies Trinkwasser“ –, bedeutet für uns also einen erheblichen Planungsaufwand und zusätzliche Kosten. Genau das sind aber die Dinge, die für mich eine konsequent nachhaltige Eventplanung ausmachen.
3. Was macht dir bei der Planung des IMPACT FESTIVALS am meisten Spaß?
Definitiv die Zusammenarbeit mit unserem Team und unseren Dienstleistern! Wir sind mittlerweile ein richtig eingespieltes Team, und das jährliche Wiedersehen vor Ort ist jedes Mal etwas Besonderes. Gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten und dann zu erleben, wie aus monatelanger Planung ein echtes Event wird, macht unglaublich viel Spaß.
Besonders spannend finde ich dabei den Blick auf 2027. Gemeinsam etwas Neues zu entwickeln, bestehende Konzepte weiterzudenken und kreative Ideen mit strategischen Zielen, Budgets und operativer Machbarkeit zusammenzubringen, ist genau das, was ich an meinem Job liebe.
Am Ende ist es dieses Zusammenspiel aus Menschen, Kreativität und Organisation, das die Eventplanung für mich so besonders macht.
4. Was macht für dich persönlich ein wirklich gutes Event aus?
Wenn man ins Lehrbuch schaut, sollte ein gutes Event multisensual und interaktiv sein. Und dem würde ich absolut zustimmen! Ein Event muss Menschen begeistern, unterschiedliche Sinne ansprechen und echte Interaktion ermöglichen.
Für mich gehört aber noch etwas Entscheidendes dazu: der konkrete Mehrwert für alle Beteiligten. Am Ende sollen sowohl Aussteller als auch Teilnehmende etwas aus ihrer Teilnahme am IMPACT FESTIVAL mitnehmen – sei es neues Wissen, wertvolle Kontakte, konkrete Geschäftsmöglichkeiten oder neue Impulse für die eigene Arbeit.
Natürlich spielt dabei auch der wirtschaftliche Mehrwert eine wichtige Rolle. Denn nur wenn unsere Partner, Aussteller und Teilnehmenden nachhaltig von ihrer Teilnahme profitieren, können wir das IMPACT FESTIVAL langfristig erfolgreich weiterentwickeln.
Unser Anspruch ist es, nicht nur ein inspirierendes Event zu veranstalten, sondern echte Verbindungen zu schaffen und damit die digitale und nachhaltige Transformation aktiv voranzutreiben.
IMPACT FESTIVAL 2026: Meet the right people. Make an impact.
Am 25. und 26. November 2026 bringt das IMPACT FESTIVAL erneut über 4.000 Teilnehmende aus Unternehmen, Start-ups, Investment, Wissenschaft und Politik in der Messe Frankfurt zusammen.
Auf mehreren Bühnen, in interaktiven Masterclasses, in der Ausstellung und bei zahlreichen Networking-Formaten dreht sich alles um die digitale und nachhaltige Transformation.
Sei dabei und erlebe, woran hinter den Kulissen monatelang gearbeitet wurde!
